These Terms govern your use of the services provided by Optima Agents LLC (“Optima,” “we,” “us”). By signing an order form with us, using our client portal, or connecting a WhatsApp Business Account to our platform, you (“Client,” “you”) agree to them.
Optima provides AI agents that answer inbound phone calls and WhatsApp messages on your behalf, schedule and reschedule appointments, send reminders, and hand off to your staff when a conversation needs a human. We also provide a web dashboard where you can review conversations and metrics.
The specific agents, phone numbers, and features covered by your subscription are described in the order form or written agreement between us.
You must be a legally registered business, or authorized to act for one, and at least 18 years old. You are responsible for keeping your portal credentials confidential and for everything done under your account. Tell us promptly if you suspect unauthorized access.
Because our agents speak to your customers in your name, some obligations are yours and cannot be delegated to us:
Optima is a Tech Provider on Meta's WhatsApp Business Platform. When you connect your WhatsApp Business Account, you authorize Optima to manage that account and send and receive messages on your behalf. Your use of WhatsApp is also governed by Meta's own terms, and Meta may independently restrict, suspend, or terminate a WhatsApp Business Account or phone number. Optima is not responsible for actions Meta takes on your account, though we will help you respond to them.
You keep ownership of your WhatsApp Business Account, your phone number, and your message templates. You may disconnect Optima at any time from Meta Business Settings.
Optima's agents handle scheduling and administrative conversations. They do not provide medical diagnosis, treatment recommendations, or clinical advice, and they are not a substitute for a licensed professional. They are not designed for emergencies. You are responsible for configuring your agent to direct urgent situations to emergency services or to your staff, and for the clinical accuracy of any information you supply.
Fees, billing frequency, and any usage-based charges (such as per-conversation or per-minute rates) are set out in your order form. Invoices are due on the terms stated there. Charges Meta or telephony carriers bill for message and call delivery are passed through unless your agreement says otherwise. We may change pricing with 30 days' written notice, effective at your next renewal.
We aim for high availability but do not guarantee uninterrupted service. Planned maintenance is announced in advance where practical. Service depends on third parties — Meta, telephony carriers, and cloud and AI providers — and outages on their side may affect your agent. Support is provided over the channels and hours stated in your agreement.
Optima owns the platform, its software, prompts, and documentation. You own your business content, your customer data, and your brand. You grant us a limited license to use that content solely to operate the service for you. Feedback you send us may be used to improve the product without obligation.
Each side agrees to protect the other's non-public information. Our handling of personal information is described in our Privacy Policy, which forms part of these Terms. We act as your processor for your customers' data and follow your documented instructions.
The service is provided “as is.” To the fullest extent permitted by law, we disclaim implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, and non-infringement. AI systems can make mistakes: an agent may misunderstand a caller or produce an incorrect response. You are responsible for reviewing your agent's behavior and for maintaining a human fallback for important matters.
To the fullest extent permitted by law, neither party is liable for indirect, incidental, special, or consequential damages, or for lost profits or lost data. Our total liability arising out of these Terms is limited to the fees you paid us in the twelve months before the event giving rise to the claim. Nothing here limits liability for fraud, willful misconduct, or anything that cannot be limited by law.
Either party may terminate as described in the order form, or immediately if the other materially breaches these Terms and does not cure the breach within 30 days of written notice. On termination we stop processing, and we delete your data as described in the Privacy Policy. You may export your conversation history before termination on request.
We may update these Terms. We will post the new version here and update the date above. Material changes are communicated to active clients at least 30 days before they take effect.
These Terms are governed by the laws applicable at Optima's place of incorporation, without regard to conflict-of-law rules. For clients in Mexico, mandatory consumer and data protection provisions of Mexican law continue to apply. The parties will try to resolve any dispute in good faith before starting formal proceedings.
Optima Agents LLC
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Estos Términos rigen el uso de los servicios que presta Optima Agents LLC («Optima», «nosotros»). Al firmar una orden de servicio con nosotros, usar nuestro portal de clientes o conectar una cuenta de WhatsApp Business a nuestra plataforma, usted («el Cliente») los acepta.
Optima provee agentes de inteligencia artificial que contestan llamadas entrantes y mensajes de WhatsApp en su nombre, agendan y reagendan citas, envían recordatorios y transfieren la conversación a su personal cuando se requiere una persona. También proveemos un panel web donde puede revisar conversaciones y métricas.
Los agentes, números telefónicos y funciones específicos que cubre su suscripción se describen en la orden de servicio o el acuerdo escrito entre las partes.
Debe ser una empresa legalmente constituida, o estar autorizado para actuar en nombre de una, y ser mayor de 18 años. Es responsable de mantener confidenciales sus credenciales del portal y de todo lo que se haga desde su cuenta. Avísenos de inmediato si sospecha de un acceso no autorizado.
Como nuestros agentes hablan con sus clientes en su nombre, algunas obligaciones son suyas y no pueden delegarse en nosotros:
Optima es Tech Provider en la plataforma de WhatsApp Business de Meta. Al conectar su cuenta de WhatsApp Business, usted autoriza a Optima a administrar esa cuenta y a enviar y recibir mensajes en su nombre. Su uso de WhatsApp también se rige por los términos de Meta, y Meta puede restringir, suspender o dar de baja una cuenta o un número de forma independiente. Optima no es responsable de las acciones que Meta tome sobre su cuenta, aunque lo apoyaremos para responder a ellas.
Usted conserva la titularidad de su cuenta de WhatsApp Business, su número telefónico y sus plantillas de mensajes. Puede desconectar a Optima en cualquier momento desde la configuración de Meta Business.
Los agentes de Optima atienden conversaciones administrativas y de agenda. No emiten diagnósticos, recomendaciones de tratamiento ni asesoría clínica, y no sustituyen a un profesional con cédula. No están diseñados para emergencias. Es su responsabilidad configurar el agente para canalizar situaciones urgentes a los servicios de emergencia o a su personal, así como la exactitud clínica de la información que nos proporcione.
Las tarifas, la periodicidad de facturación y cualquier cargo por uso (por conversación o por minuto) se establecen en su orden de servicio. Las facturas se pagan conforme a lo ahí pactado. Los cargos que Meta o las operadoras telefónicas cobren por la entrega de mensajes y llamadas se trasladan al Cliente, salvo que su acuerdo indique otra cosa. Podemos modificar precios con 30 días de aviso por escrito, con efecto en su siguiente renovación.
Buscamos alta disponibilidad, pero no garantizamos un servicio ininterrumpido. El mantenimiento programado se anuncia con anticipación cuando es posible. El servicio depende de terceros — Meta, operadoras telefónicas y proveedores de nube y de IA — y las fallas de su lado pueden afectar a su agente. El soporte se presta por los canales y horarios indicados en su acuerdo.
Optima es titular de la plataforma, su software, sus prompts y su documentación. Usted es titular del contenido de su negocio, los datos de sus pacientes y su marca. Nos otorga una licencia limitada para usar ese contenido únicamente para operar el servicio a su favor. Los comentarios que nos envíe pueden usarse para mejorar el producto sin obligación alguna.
Ambas partes se obligan a proteger la información no pública de la otra. El tratamiento de datos personales se describe en nuestro Aviso de Privacidad, que forma parte de estos Términos. Actuamos como su encargado respecto de los datos de sus pacientes y seguimos sus instrucciones documentadas.
El servicio se presta «tal cual». En la máxima medida permitida por la ley, renunciamos a las garantías implícitas de comerciabilidad, idoneidad para un fin particular y no infracción. Los sistemas de IA pueden equivocarse: un agente puede malinterpretar a quien llama o generar una respuesta incorrecta. Es su responsabilidad revisar el comportamiento de su agente y mantener un respaldo humano para los asuntos importantes.
En la máxima medida permitida por la ley, ninguna de las partes responde por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales, ni por lucro cesante o pérdida de datos. Nuestra responsabilidad total derivada de estos Términos se limita a las cantidades que usted nos pagó en los doce meses anteriores al hecho que originó la reclamación. Nada de lo aquí dispuesto limita la responsabilidad por fraude, dolo o aquello que la ley no permita limitar.
Cualquiera de las partes puede dar por terminado el servicio conforme a la orden de servicio, o de inmediato si la otra incumple sustancialmente estos Términos y no subsana el incumplimiento dentro de los 30 días siguientes al aviso por escrito. Al terminar, dejamos de tratar los datos y los eliminamos según lo descrito en el Aviso de Privacidad. Puede solicitar la exportación de su historial de conversaciones antes de la terminación.
Podemos actualizar estos Términos. Publicaremos la nueva versión aquí y actualizaremos la fecha de arriba. Los cambios sustanciales se comunican a los clientes activos con al menos 30 días de anticipación a su entrada en vigor.
Estos Términos se rigen por las leyes aplicables en el lugar de constitución de Optima, sin atender a sus normas de conflicto de leyes. Para clientes en México siguen aplicando las disposiciones imperativas de protección al consumidor y de datos personales de la legislación mexicana. Las partes intentarán resolver cualquier controversia de buena fe antes de iniciar procedimientos formales.
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