Optima Agents LLC (“Optima,” “we,” “us”) builds AI agents that answer phone calls and WhatsApp messages for businesses — primarily medical clinics in Mexico. This policy explains what personal information we handle, why, who we share it with, how long we keep it, and how you can have it deleted.
Two different groups interact with Optima, and our role is different for each:
Health information. Some of what a person writes to a clinic may qualify as sensitive personal data (datos personales sensibles) under Mexican law. Obtaining the express consent required for that data, and publishing the corresponding aviso de privacidad, is the responsibility of the clinic as data controller. Optima processes such information only to deliver the service the clinic asked for.
We do not run advertising cookies, third-party analytics, or tracking pixels on our portal.
We do not sell personal information. We do not use WhatsApp message content for advertising. We do not use client or end-user conversations to train our own AI models.
Optima is a Tech Provider on Meta's WhatsApp Business Platform. When a client connects their WhatsApp Business Account through our portal, they grant Optima permission to act on their behalf. Specifically:
whatsapp_business_management — to read and manage that client's WhatsApp Business
Account configuration, phone numbers, and message templates.whatsapp_business_messaging — to send and receive messages through the client's own
WhatsApp number.We use these permissions solely to run the service for the client who granted them, and never to access any other business's data. Access ends when the client disconnects their account or our engagement ends. Our use of information received from Meta APIs follows Meta's Platform Terms and Developer Policies. Messages delivered over WhatsApp are also subject to WhatsApp's own privacy policy.
We share personal information only with the service providers below, only to the extent needed to run the service, and under contracts that limit them to that purpose.
| Provider | Purpose | Location |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Server and database hosting | United States |
| Meta Platforms | WhatsApp message delivery | United States |
| Anthropic | AI language understanding | United States |
| Speech providers | Speech-to-text and text-to-speech for voice agents | United States |
| Telephony providers | Placing and receiving phone calls | United States |
We may also disclose information when required by law, to enforce our agreements, or to protect the rights and safety of people using the service. If Optima is ever involved in a merger or acquisition, we will give clients notice before any personal information changes hands.
No system is perfectly secure, but we work to industry standards and review our configuration regularly.
We keep conversation history for as long as a client's service is active. That is deliberate: the client's dashboard shows their own conversations, appointments, and metrics, and that history is part of the service they pay for. We keep it for that reason and no other.
| Data | Retention |
|---|---|
| Conversations, transcripts, and appointments | Kept while the client's service is active, so the client's dashboard can show them. Deleted within 30 days of termination. |
| Call audio | Never stored. Audio is transcribed as the call happens and discarded — it is never written to disk. |
| Phone numbers | Stored encrypted, next to a one-way hash we use to recognize a returning patient without reading the number |
| Server logs | Rotated automatically. They record technical events, not conversation content. |
| Account and integration records | Up to 24 months after the account closes |
| Verified deletion request | Completed within 30 days |
We may keep records longer where the law requires it, for example for tax or accounting purposes.
Under Mexico's Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties (LFPDPPP) you have ARCO rights: access, rectification, cancellation, and opposition. You may also withdraw consent or ask us to limit how your data is used.
If you are an end user, please contact the business you messaged first, since it is the data controller. We will support them in responding. You can also write to us directly and we will route your request. If you are in a region with additional rights, such as the EU or UK, we honor equivalent requests.
You can request deletion at any time. Full instructions are on our Data Deletion page, or email contact@optimaagents.ai with the subject “Data Deletion Request.”
Our service is not directed to children and we do not knowingly collect data directly from them. A parent or guardian may book an appointment on a minor's behalf; that information is handled under this policy and under the clinic's own consent process.
Our servers are located in the United States. If you contact us from Mexico or elsewhere, your information is transferred to and processed in the United States under the safeguards described above.
We will post any update on this page and revise the date at the top. If a change materially affects how we handle personal information, we will notify our clients directly.
Optima Agents LLC
Privacy inquiries: contact@optimaagents.ai
We respond to privacy requests within 20 business days.
Optima Agents LLC («Optima», «nosotros») desarrolla agentes de inteligencia artificial que contestan llamadas y mensajes de WhatsApp para empresas — principalmente consultorios y clínicas en México. Este aviso explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puedes pedir que los eliminemos.
Dos grupos distintos interactúan con Optima, y nuestro papel es diferente en cada caso:
Información de salud. Parte de lo que una persona escribe a una clínica puede constituir datos personales sensibles conforme a la LFPDPPP. Obtener el consentimiento expreso que la ley exige para esos datos, y publicar el aviso de privacidad correspondiente, es responsabilidad de la clínica en su carácter de responsable. Optima trata esa información únicamente para prestar el servicio que la clínica solicitó.
No usamos cookies publicitarias, analítica de terceros ni píxeles de rastreo en nuestro portal.
No vendemos datos personales. No usamos el contenido de los mensajes de WhatsApp con fines publicitarios. No usamos las conversaciones de clientes ni de usuarios finales para entrenar nuestros modelos de inteligencia artificial.
Optima es Tech Provider (proveedor tecnológico) en la plataforma de WhatsApp Business de Meta. Cuando un cliente conecta su cuenta de WhatsApp Business a través de nuestro portal, nos otorga permiso para actuar en su nombre. En concreto:
whatsapp_business_management — para consultar y administrar la configuración de esa
cuenta de WhatsApp Business, sus números telefónicos y sus plantillas de mensajes.whatsapp_business_messaging — para enviar y recibir mensajes a través del número de
WhatsApp del propio cliente.Usamos estos permisos únicamente para operar el servicio del cliente que los otorgó, y nunca para acceder a los datos de otra empresa. El acceso termina cuando el cliente desconecta su cuenta o cuando concluye nuestra relación. El uso de la información recibida de las APIs de Meta se apega a las Condiciones de la Plataforma y las Políticas para Desarrolladores de Meta. Los mensajes entregados por WhatsApp también están sujetos al aviso de privacidad de WhatsApp.
Solo compartimos datos personales con los proveedores listados abajo, únicamente en la medida necesaria para operar el servicio y bajo contratos que los limitan a ese fin.
| Proveedor | Finalidad | Ubicación |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Alojamiento de servidores y base de datos | Estados Unidos |
| Meta Platforms | Entrega de mensajes de WhatsApp | Estados Unidos |
| Anthropic | Comprensión de lenguaje con IA | Estados Unidos |
| Proveedores de voz | Transcripción y síntesis de voz para los agentes telefónicos | Estados Unidos |
| Proveedores de telefonía | Realizar y recibir llamadas | Estados Unidos |
También podemos revelar información cuando la ley lo exija, para hacer valer nuestros acuerdos, o para proteger los derechos y la seguridad de quienes usan el servicio. Si Optima llegara a participar en una fusión o adquisición, avisaremos a los clientes antes de que cualquier dato personal cambie de manos.
Ningún sistema es perfectamente seguro, pero trabajamos con estándares de la industria y revisamos nuestra configuración de forma periódica.
Conservamos el historial de conversaciones mientras el servicio del cliente esté activo. Es a propósito: el panel del cliente muestra sus propias conversaciones, citas y métricas, y ese historial forma parte del servicio que contrató. Lo conservamos por esa razón y por ninguna otra.
| Dato | Conservación |
|---|---|
| Conversaciones, transcripciones y citas | Se conservan mientras el servicio del cliente esté activo, para que su panel pueda mostrarlas. Se eliminan dentro de los 30 días siguientes a la terminación. |
| Audio de llamadas | Nunca se almacena. El audio se transcribe conforme ocurre la llamada y se descarta — nunca se escribe en disco. |
| Números telefónicos | Se guardan cifrados, junto a un hash irreversible que usamos para reconocer a un paciente que regresa sin necesidad de leer el número |
| Registros del servidor | Se rotan automáticamente. Registran eventos técnicos, no el contenido de las conversaciones. |
| Registros de cuenta e integración | Hasta 24 meses después del cierre de la cuenta |
| Solicitud de eliminación verificada | Se atiende dentro de 30 días |
Podemos conservar registros por más tiempo cuando la ley lo exija, por ejemplo para efectos fiscales o contables.
Conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) tienes derechos ARCO: acceso, rectificación, cancelación y oposición. También puedes revocar tu consentimiento o pedir que limitemos el uso de tus datos.
Si eres usuario final, contacta primero a la empresa a la que escribiste, ya que es el responsable de tus datos. Nosotros la apoyaremos para responderte. También puedes escribirnos directamente y canalizamos tu solicitud. Si te encuentras en una región con derechos adicionales, como la Unión Europea o el Reino Unido, atendemos las solicitudes equivalentes.
Puedes solicitar la eliminación en cualquier momento. Las instrucciones completas están en nuestra página de eliminación de datos, o escríbenos a contact@optimaagents.ai con el asunto «Solicitud de eliminación de datos».
Nuestro servicio no está dirigido a menores y no recabamos datos directamente de ellos de forma consciente. Un padre, madre o tutor puede agendar una cita en nombre de un menor; esa información se trata conforme a este aviso y al proceso de consentimiento de la propia clínica.
Nuestros servidores están en Estados Unidos. Si nos contactas desde México o desde otro país, tu información se transfiere y se trata en Estados Unidos bajo las medidas de seguridad descritas arriba.
Publicaremos cualquier actualización en esta página y cambiaremos la fecha que aparece arriba. Si un cambio afecta de forma sustancial la manera en que tratamos los datos personales, se lo notificaremos directamente a nuestros clientes.
Optima Agents LLC
Asuntos de privacidad: contact@optimaagents.ai
Respondemos las solicitudes de privacidad en un plazo de 20 días hábiles.